Vordergründig ist man – je nach eigener Werthaltung – geneigt, manches Unternehmen zu verstehen. Mitarbeiter, die gegangen sind, stellen eben keinen Wertfaktor mehr dar, also braucht man ihnen auch nicht noch weitere, möglicherweise kostenintensive Dienste zukommen zu lassen. Man hat ja selbst nichts davon.
Purer Zynismus? Auf jeden Fall falsch verstandener Pragmatismus. Oder schlicht eklatanter Ressourcenmangel. Definitiv fahren viele Unternehmen in Sachen Personalstärke allenfalls auf Sicht. Das ist keinesfalls verwerflich, sondern oft genug betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Automatisch resultieren daraus Engpässe bei Tätigkeiten, die nicht zum absolut notwendigen Tagesgeschäft gehören. Und die Erstellung von Arbeitszeugnissen ist genau eine solche Nicht-Routineaufgabe (Konzerne ausgenommen).
Hier also beginnt das Dilemma. Einerseits sind Unternehmen per Gesetz verpflichtet, einem ausgeschiedenen Arbeitnehmer ein Zeugnis zu erstellen. Andererseits finden sich in ihren Reihen meist keine routinierten Zeugnisschreiber. Also ist das Risiko hoch, dass am Ende das Zeugnis nicht so richtig überzeugt, weil es nur semiprofessionell und manchmal sogar unprofessionell wirkt.
Bausteine machen kein gutes Arbeitszeugnis
Gelegentlich trägt übrigens der Kollege Computer seinen Anteil am schlecht formatierten Zeugnis. Der Einsatz einer Software zur Zeugniserstellung – ein so genannter Zeugnisgenerator – kann tatsächlich hilfreich sein. Mit einem Zeugnisgenerator geht man relativ sicher, keine essenziellen Elemente eines Basiszeugnisses vergessen zu haben. Allerdings ist eine Software nicht immer in der Lage, den Text sauber formatiert in ein Textverarbeitungsprogramm zu übertragen, etwa als neues Dokument oder gar als offizielles Firmenpapier. Der Computer kann noch immer kein sauberes, vollständiges Arbeitszeugis erstellen. Hier ist dann der wieder Mensch als Zeugnisschreiber und Kontrollinstanz gefragt, eben meist Personalsachbearbeiter und Assistenten. Wer sich allerdings soeben bequem durch die Formulierungsvorschläge und Notenstufen geklickt hat, wird selten sofort den geschärften Blick für Abstände zwischen Absätzen haben.
In Massenprojektenwerden kommen bisweilen sogar Ghostwritern zum Einsatz. Dieser kann sogar ein großer Vorteil sein, wenn denn fähige Dienstleister auf den Plan treten. Oft macht der Kostendruck allerdings auch hier der eigentlich geforderten erstklassigen Leistungen einen Strich durch die Rechnung. Der wohl krasseste Fall, der uns bisher untergekommen ist, war eine große Bank, die im Zuge ihrer Abwicklung tatsächlich Studenten angeworben hatte. Diese schrieben dann, wenn auch unter Aufsicht der Personaler, die Zeugnisse für ausscheidende Mitarbeiter.
Sicherlich kann man den zeitlichen Zwang und die Masse der zu schreibenden Zeugnisse als eine Begründung sehen. Dabei steht es allerdings dennoch außer Frage, dass die Zeugnisse hochqualitativ geschrieben sein sollten, und zwar in Form und Inhalt. Im Fall der Bank übrigens schienen gehäufte formale Fehler tatsächlich nicht das Hauptproblem zu sein, dafür aber inhaltliche Unzulänglichkeiten, die letztlich auch mit dem Geheimcode kollidieren können.
Die Ausgangslage ist also komplex: Kosten- und weitere Sachzwänge führen dazu, dass der Zeugniserstellung nicht immer genügen Aufmerksamkeit gewidmet wird. Manchmal wird deshalb externes Personal eingesetzt, welches vielleicht nicht ausreichend qualifiziert ist. Und selbst wenn eigentlich sehr fähige Dienstleister die Zeugnisse erstellen, kann ihnen in einigen Fällen die eingesetzte Software einen Strich durch die Rechnung machen.